ওটি খাতা (OT Khata) গোপনীয়তা নীতি OT Khata Privacy Policy

০১ ওটি খাতা (OT Khata) পরিচিতি

OT Khata (ওটি খাতা) বাংলাদেশের তৈরি পোশাক (RMG) ও শিল্প কারখানার শ্রমজীবী ভাই-বোনদের জন্য নির্মিত একটি সহজ, নির্ভরযোগ্য ও সুরক্ষিত ডিজিটাল হিসাবের খাতা। এর মূল লক্ষ্য হলো শ্রমিকদের প্রতিদিনের কাজের সময়, ওভারটাইম (OT), দৈনিক হাজিরা এবং প্রতি মাসের সম্ভাব্য ও অর্জিত মোট বেতনের নির্ভুল হিসাব রাখতে সহায়তা করা।

আমরা ব্যবহারকারীর ব্যক্তিগত ও আর্থিক তথ্যের গোপনীয়তাকে সর্বোচ্চ গুরুত্ব দিই। ওটি খাতা একটি অফলাইন-ফার্স্ট (Offline-First) অ্যাপ—যার অর্থ হলো আপনার হিসাবের তথ্য মূলত আপনার নিজের ফোনেই থাকে। এই গোপনীয়তা নীতিমালায় আমরা সহজ ও স্পষ্ট ভাষায় তুলে ধরেছি যে আমরা কী তথ্য সংগ্রহ করি, কেন তা প্রয়োজন, কীভাবে তা সংরক্ষিত হয় এবং আপনার তথ্যের ওপর আপনার কী কী পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে।

০২ আমরা কোন তথ্য সংগ্রহ করি

আমরা কেবলমাত্র অ্যাপের প্রয়োজনীয় কার্যকারিতা বজায় রাখার জন্য সুনির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহ করি:

ক. অ্যাকাউন্ট ও প্রোফাইল তথ্য

• ইমেইল ঠিকানা ও গুগল অ্যাকাউন্ট: পাসওয়ার্ডহীন ইমেইল ওটিপি (OTP) যাচাইকরণ অথবা 'Continue with Google'-এর মাধ্যমে নিরাপদে অ্যাকাউন্টে লগইন ও ক্লাউড ব্যাকআপ সিঙ্ক করার জন্য ব্যবহৃত হয়।
• নাম ও মোবাইল নম্বর (ঐচ্ছিক): পে-স্লিপ ও ব্যক্তিগত প্রোফাইলে প্রদর্শন করার জন্য ব্যবহারকারীর নাম ও ঐচ্ছিক ফোন নম্বর।
• শ্রমিক আইডি (Worker / Employee ID): কারখানার পে-স্লিপ ও হিসাব চিহ্নিত করার সুবিধার্থে ব্যবহারকারীর ঐচ্ছিক ইনপুট।
• চাকরি ও কারখানা সংক্রান্ত তথ্য: কারখানার নাম, বিভাগ (যেমন: সুইং, কাটিং), সেকশন/লাইন, পদবি (যেমন: অপারেটর, হেল্পার), গ্রেড এবং চাকরিতে যোগদানের তারিখ (চাকরির বয়স ও আনুতোষিক গণনার সুবিধার জন্য)।

খ. বেতন ও আর্থিক কাঠামো সংক্রান্ত তথ্য

• বেতন কাঠামো ও ভাতা: মূল বেতন (Basic), বাড়ি ভাড়া, চিকিৎসা ভাতা, যাতায়াত ভাতা, খাদ্য ভাতা, উপস্থিতি বোনাস এবং টিফিন বিল, নাইট বিল ও ইফতার/ডিনার ভাতা।
• কর্তন ও প্রভিডেন্ট ফান্ড: প্রভিডেন্ট ফান্ড (PF) শতাংশ, অনুপস্থিতির জন্য বেতন কর্তন এবং কারখানা অনুযায়ী নির্ধারিত অগ্রিম বা লোন কিস্তি কর্তন।
• ওভারটাইম রেট: আপনার কারখানার নিয়ম বা প্রযোজ্য নিয়মানুযায়ী নির্ধারিত প্রতি ঘণ্টার ওটি রেট।
• মাসিক বেতনের রেকর্ড: চূড়ান্ত করা মোট অর্জিত আয়, মোট কর্তন ও প্রাপ্য নিট বেতনের রেকর্ড।

গ. দৈনিক হাজিরা ও ওভারটাইম রেকর্ড

• দৈনিক হাজিরা: উপস্থিত (Present), অনুপস্থিত (Absent), ছুটি (Leave) অথবা সাপ্তাহিক/সরকারি ছুটির রেকর্ড।
• ওভারটাইম সময়: তারিখ অনুযায়ী প্রতিদিনের ওভারটাইমের ঘণ্টা ও মিনিট এবং ঐচ্ছিক শিফট নোট।

ঘ. ব্যবহারকারীর অতিরিক্ত আর্থিক হিসাব (ঐচ্ছিক)

আপনি চাইলে নিজের ব্যক্তিগত খরচের বাজেট রাখতে কারখানার অগ্রিম বা ব্যক্তিগত ঋণ, মাসিক কিস্তি পরিশোধ, মাসিক খরচের তালিকা এবং সঞ্চয়ের লক্ষ্য অ্যাপে লিখে রাখতে পারেন। এই হিসাবগুলো সম্পূর্ণ আপনার নিজের সুবিধার জন্য।

ঙ. সহায়তা ও ফিডব্যাক তথ্য

আপনি যখন নিজে অ্যাপের "সাহায্য ও সাপোর্ট" স্ক্রিন থেকে কোনো মতামত পাঠান বা সমস্যার রিপোর্ট করেন, তখন সমস্যা সমাধানের জন্য আপনার বার্তার সাথে ফোনের সাধারণ মডেল ও অ্যাপের ভার্সন নম্বর আমাদের সহায়তা টিমের নিকট প্রেরিত হতে পারে।

০৩ তথ্যের ব্যবহার ও উদ্দেশ্য

আপনার সংগৃহীত তথ্য শুধুমাত্র নিম্নলিখিত সুনির্দিষ্ট প্রয়োজনে ব্যবহৃত হয়:

1. আপনার দেওয়া বেতন, হাজিরা ও ওভারটাইম তথ্য ব্যবহার করে অ্যাপের হিসাবসংক্রান্ত সুবিধাগুলো ও সঠিক ওভারটাইমের টাকা হিসাব করতে।
2. উপস্থিতি ও ছুটির হিসাব সমন্বয় করে চলতি মাসের সম্ভাব্য মোট উপার্জন ও নিট বেতন প্রদর্শন করতে।
3. কারখানার অফিসিয়াল হিসাবের সাথে মিলিয়ে নেওয়ার জন্য ডিজিটাল পে-স্লিপ (PDF) তৈরি করতে।
4. নিরাপদ এসএমএস ওটিপি বা গুগল অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে আপনার অ্যাকাউন্টে এক্সেস নিশ্চিত করতে।
5. আপনি অ্যাকাউন্ট খুললে ইন্টারনেট সংযোগ চালু থাকা অবস্থায় আপনার অনুমোদিত হিসাব ক্লাউডে ব্যাকআপ রাখতে, যাতে ফোন নষ্ট বা পরিবর্তন হলেও তথ্য না হারায়।

০৪ তথ্যের অবস্থান: অফলাইন ব্যবহার ও ক্লাউড সিঙ্ক

ওটি খাতা পুরোপুরি অফলাইনে কাজ করার উপযোগী করে তৈরি।

• ইন্টারনেট ছাড়া অফলাইন ব্যবহার: আপনি কোনো ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই সাধারণ ডায়রি বা খাতার মতো অ্যাপটি সম্পূর্ণ ব্যবহার করতে পারেন। কোনো অ্যাকাউন্ট না খুলে বা অতিথি হিসেবে ব্যবহার করলে আপনার যাবতীয় তথ্য কেবল আপনার ফোনেই থাকে।
• অ্যাকাউন্ট যুক্ত থাকা অবস্থায় ক্লাউড সিঙ্ক: আপনি যখন মোবাইল নম্বর বা গুগল অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে সাইন-ইন করেন, তখন আপনার প্রোফাইল, বেতন কাঠামো, হাজিরা ও ওভারটাইমের তথ্য ওটি খাতার নিরাপদ সার্ভারে সিঙ্ক হয়। এর ফলে যেকোনো সময় একই অ্যাকাউন্টে নতুন ফোনে লগইন করলেও আপনার গুরুত্বপূর্ণ হিসাব সুরক্ষিত থাকে।

০৫ পে-স্লিপ স্ক্যানার ও ছবির ব্যবহার

ওটি খাতায় একটি সুবিধাজনক পে-স্লিপ স্ক্যানার রয়েছে, যার মাধ্যমে আপনি কাগজের পে-স্লিপের ছবি তুলে বা গ্যালারি থেকে ছবি নির্বাচন করে সহজে বেতনের সংখ্যাগুলো ইনপুট করতে পারেন।

• ছবির ব্যবহার ও উদ্দেশ্য: আপনি যখন পে-স্লিপ স্ক্যান করেন, ছবিটি শুধুমাত্র পে-স্লিপে থাকা বেতনের সংখ্যা ও বিবরণ পড়ার কাজে ব্যবহৃত হয়।
• প্রসেসিং ও গোপনীয়তা: ইন্টারনেট সংযোগ থাকলে ছবিটি নিরাপদে আমাদের টেক্সট রিকগনিশন সার্ভিসের মাধ্যমে তাৎক্ষণিকভাবে প্রসেস করে সংখ্যাগুলো বের করা হয়। মূল ছবিটি ওটি খাতার সার্ভারে কখনো স্থায়ীভাবে জমা রাখা, সংরক্ষণ বা লগ করা হয় না। ইন্টারনেট না থাকলে এটি সরাসরি আপনার ডিভাইসে প্রক্রিয়া করা হয়।
• ব্যবহারকারীর পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ: স্ক্যান শেষে প্রাপ্ত সংখ্যাগুলো আপনার স্ক্রিনে ফর্ম আকারে দেখানো হয়। আপনি নিজে সংখ্যাগুলো যাচাই, সংশোধন বা নিশ্চিত করার পরই কেবল তা আপনার হিসেবে সংরক্ষিত হয়। আমরা ব্যবহারকারীর কোনো কাগজের পে-স্লিপের ছবি কোথাও সংরক্ষণ, বিক্রয় বা বিতরণ করি না।

০৬ ব্যাকআপ ও রিস্টোর ব্যবস্থা

আপনার কাজের হিসাব সুরক্ষিত রাখতে অ্যাপে ব্যাকআপ ও রিস্টোরের সুবিধা রয়েছে:

• ব্যাকআপ তৈরি: আপনি যেকোনো সময় আপনার সমস্ত হিসাবের একটি ব্যাকআপ ফাইল তৈরি করতে পারেন।
• তথ্যের অন্তর্ভুক্তি: এই ব্যাকআপ ফাইলে আপনার প্রোফাইল, কাজের দিন, ওভারটাইম এবং বেতনের হিসাব অন্তর্ভুক্ত থাকে।
• ব্যবহারকারীর নিয়ন্ত্রণ: ব্যাকআপ ফাইলটি আপনার ডিভাইসে সংরক্ষিত হয় এবং এটি সম্পূর্ণ আপনার নিজস্ব নিয়ন্ত্রণে থাকে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোথাও পাঠানো বা আপলোড করা হয় না।
• স্থানান্তর ও পুনরুদ্ধার: আপনি চাইলে নিজের প্রয়োজনে এই ফাইলটি আপনার অন্য ডিভাইসে বা নিরাপদ ড্রাইভে সংরক্ষণ করতে পারেন এবং নতুন ফোনে ওটি খাতা ইনস্টল করে এই ফাইল থেকে সমস্ত হিসাব পুনরুদ্ধার (রিস্টোর) করতে পারেন।
• নিরাপত্তা পরামর্শ: ব্যাকআপ ফাইলে আপনার ব্যক্তিগত কাজের ও আয়ের পূর্ণ বিবরণ থাকে। তাই আপনার হিসাব সুরক্ষিত রাখতে এই ফাইলটি অপরিচিত বা অনির্ভরযোগ্য কারো সাথে শেয়ার করা থেকে বিরত থাকুন।

০৭ ডিভাইস অনুমতি (Device Permissions)

ওটি খাতা অ্যাপটি ব্যবহারের সুবিধার জন্য ডিভাইসে শুধুমাত্র সুনির্দিষ্ট কয়েকটি অনুমতি চেয়ে থাকে:

• ক্যামেরা: আপনি যখন সরাসরি ক্যামেরা দিয়ে কাগজের পে-স্লিপ স্ক্যান করতে চান (ঐচ্ছিক)।
• ছবি ও ফাইল: গ্যালারি থেকে পে-স্লিপ ছবি বাছাই করতে এবং ডাউনলোড ফোল্ডারে তৈরি করা পিডিএফ পে-স্লিপ বা ব্যাকআপ ফাইল সংরক্ষণ করতে।
• নোটিফিকেশন: শিফট শেষে প্রতিদিনের হাজিরা ও ওভারটাইম লেখার কথা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য রিমাইন্ডার পাঠানোর উদ্দেশ্যে (ঐচ্ছিক)।
• ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা বায়োমেট্রিক: আপনার ফোনের ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা ফেস লক ব্যবহার করে অ্যাপের হিসাব সুরক্ষিত রাখতে (সমর্থিত ফোনে ঐচ্ছিক)। কোনো বায়োমেট্রিক তথ্য আমাদের অ্যাপে জমা হয় না; এটি আপনার ফোনের নিজস্ব অপারেটিং সিস্টেম দ্বারা পরিচালিত হয়।
• ইন্টারনেট সংযোগ: অ্যাকাউন্টে লগইন করা এবং অনুমোদিত ক্লাউড ব্যাকআপ সিঙ্ক করার জন্য।

০৮ তথ্য শেয়ার ও তৃতীয় পক্ষ সেবা

ওটি খাতা ব্যবহারকারীর কোনো ব্যক্তিগত বা আর্থিক তথ্য কোনো তৃতীয় পক্ষের কাছে বিক্রি করে না এবং বাণিজ্যিক বিজ্ঞাপনের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করে না।

তথ্য কেবলমাত্র নিম্নলিখিত সুনির্দিষ্ট ক্ষেত্রে প্রক্রিয়াজাত বা উন্মুক্ত হতে পারে:

1. ব্যবহারকারীর নিজের নির্দেশে: আপনি যখন নিজে কোনো পে-স্লিপ বা ব্যাকআপ ফাইল অন্য কারো সাথে শেয়ার করেন বা প্রিন্ট করেন।
2. প্রয়োজনীয় সেবা সরবরাহকারী: নির্ভরযোগ্য ক্লাউড ডাটাবেজ ও হোস্টিং সেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে, যা কঠোর গোপনীয়তার শর্তে শুধুমাত্র ওটি খাতার সেবা সচল রাখতে কাজ করে।
3. আইনি বাধ্যবাধকতা: কেবলমাত্র বাংলাদেশের প্রচলিত আইন অনুযায়ী কোনো উপযুক্ত আদালত বা আইন প্রয়োগকারী সংস্থার বৈধ আইনি নির্দেশের পরিপেক্ষিতে।

০৯ তথ্যের নিরাপত্তা ব্যবস্থা

আমরা আপনার ব্যক্তিগত ও আর্থিক তথ্য সুরক্ষিত রাখতে উপযুক্ত প্রযুক্তিগত ও প্রাতিষ্ঠানিক নিরাপত্তা ব্যবস্থা ব্যবহার করি:

• সুরক্ষিত সংযোগ: অ্যাপ এবং আমাদের সার্ভারের মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের সময় সুরক্ষিত ও এনক্রিপ্টেড সংযোগ ব্যবহার করা হয়।
• নিরাপদ স্টোরেজ: আপনার ডিভাইসে লগইন সেশন ও প্রয়োজনীয় তথ্য অপারেটিং সিস্টেমের সুরক্ষিত মেমোরিতে রাখা হয়।
• অ্যাকাউন্ট আইসোলেশন: আমাদের সার্ভারে প্রতিটি অ্যাকাউন্টের তথ্য আলাদা ও সুরক্ষিতভাবে বজায় রাখা হয়, যাতে একজনের তথ্য অন্য কেউ দেখতে না পারে।

১০ তথ্য সংরক্ষণের সময়সীমা (Data Retention)

যতদিন পর্যন্ত আপনার অ্যাকাউন্ট সক্রিয় থাকবে অথবা আপনাকে সেবা প্রদানের জন্য প্রয়োজন হবে, ততদিন আমরা আপনার তথ্য সংরক্ষণ করি। আপনি যেকোনো সময় আপনার অ্যাকাউন্ট ও তথ্য মুছে ফেলার অনুরোধ করতে পারেন। অ্যাকাউন্ট মুছে ফেলা হলে সার্ভার থেকে আপনার সমস্ত ব্যক্তিগত ও আর্থিক হিসাব স্থায়ীভাবে অপসারণ করা হয়।

১১ অ্যাকাউন্ট ও তথ্য মুছে ফেলার অধিকার (Account & Data Deletion)

গুগল প্লে স্টোরের নীতিমালা এবং ব্যবহারকারীর তথ্যের গোপনীয়তার অধিকার অনুযায়ী, আপনি যেকোনো সময় ওটি খাতা থেকে আপনার অ্যাকাউন্ট এবং সার্ভারে থাকা আপনার যাবতীয় তথ্য চিরতরে মুছে ফেলতে পারেন।

অ্যাপের ভেতর থেকে যেভাবে মুছবেন:

1. ওটি খাতা অ্যাপটি ওপেন করুন।
2. নিচের মেনু থেকে "আরো / সেটিংস" (More) ট্যাবে যান।
3. "অ্যাকাউন্ট ও ক্লাউড" অথবা "নিরাপত্তা ও সেটিংস" সেকশনে প্রবেশ করুন।
4. নিচে দেওয়া লাল রঙের "অ্যাকাউন্ট ও সকল তথ্য মুছুন" (Delete Account & Data) অপশনে ট্যাপ করুন।
5. নিশ্চিতকরণ ডায়ালগে সম্মতি প্রদান করুন।

ওয়েবসাইট বা ইমেইলের মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট মোছার অনুরোধ:

আপনার ফোনে যদি অ্যাপ ইনস্টল নাও থাকে, তবুও আপনি ওয়েবের মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট মোছার আবেদন করতে পারেন:

• আমাদের ডেটা ডিলিশন পেজে ভিজিট করুন: https://www.otkhata.com/delete-account
• অথবা আপনার নিবন্ধিত ইমেইল ঠিকানা উল্লেখ করে সরাসরি আমাদের গোপনীয়তা বিষয়ক ইমেইলে লিখুন: privacy@otkhata.com

১২ শিশুদের গোপনীয়তা

ওটি খাতা অ্যাপটি তৈরি পোশাক ও শিল্প কারখানার কর্মজীবী প্রাপ্তবয়স্ক ব্যক্তিদের পেশাগত কাজের ও আয়ের হিসাব সংরক্ষণের জন্য তৈরি। অ্যাপটি শিশুদের ব্যবহারের উদ্দেশ্যে তৈরি নয় এবং আমরা জেনেশুনে অপ্রাপ্তবয়স্ক শিশুদের কোনো ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহ করি না।

১৩ গোপনীয়তা নীতিমালার পরিবর্তন

প্রয়োজনে বা আইনি ও প্রাতিষ্ঠানিক কারণে সময়ে সময়ে এই গোপনীয়তা নীতি হালনাগাদ করা হতে পারে। যেকোনো পরিবর্তনের ক্ষেত্রে এই পৃষ্ঠায় সংশোধিত নীতি ও কার্যকর তারিখ উল্লেখ করা হবে। নীতিমালার যেকোনো বড় পরিবর্তনের ক্ষেত্রে অ্যাপের নোটিশ বা বার্তার মাধ্যমে ব্যবহারকারীদের অবহিত করা হবে।

১৪ যোগাযোগ ও সহায়তার মাধ্যম

এই গোপনীয়তা নীতি সম্পর্কে আপনার কোনো প্রশ্ন, পরামর্শ, অভিযোগ বা ডেটা সংক্রান্ত জিজ্ঞাসা থাকলে নির্দ্বিধায় আমাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন:

• অ্যাপের নাম: OT Khata (ওটি খাতা)
• প্রতিষ্ঠান / ডেভেলপার: OT Khata
• অফিসিয়াল ওয়েবসাইট: https://www.otkhata.com
• গোপনীয়তা বিষয়ক ইমেইল: privacy@otkhata.com
• সাধারণ সহায়তা ইমেইল: support@otkhata.com

01 About OT Khata

OT Khata is a specialized, reliable, and secure digital record book designed primarily for garment and industrial workers in Bangladesh. Its core purpose is to help workers accurately record daily work hours, overtime (OT), attendance, and projected as well as earned monthly wages.

We treat your personal and financial data with the highest level of care. OT Khata is built on an offline-first architecture, meaning that your records reside primarily on your local device. This Privacy Policy clearly outlines what information we collect, why we need it, how it is stored, and your full rights of ownership and control over your records.

02 Information We Collect

We collect only the information necessary to provide and operate the application's core functionality:

A. Account & Worker Profile Information

• Email Address & Google Account: Used for passwordless Email OTP (One-Time Password) login or "Continue with Google" authentication and secure cloud backup synchronization.
• Full Name & Mobile Number (Optional): Provided by the user to display on generated payslips and summary exports.
• Worker / Employee ID: Optional user-entered card identifier from your factory punch card.
• Employment Details: Factory name, department (e.g., Sewing, Cutting), section/line, designation (e.g., Operator, Helper), grade, and joining date (used to calculate length of service).

B. Salary Structure & Wage Information

• Wage Components & Shift Allowances: Basic wage, house rent allowance, medical allowance, conveyance allowance, food allowance, attendance bonus, and Tiffin, Night & Iftar/Dinner allowances.
• Deductions & Statutory Contributions: Provident Fund (PF) contribution percentage, absent deductions, and factory food or advance/loan installment deductions.
• Overtime Hourly Rates: Overtime hourly rate configured pursuant to applicable statutory guidelines or custom factory wage structures.
• Monthly Finalized Records: Gross earnings, aggregated overtime hours, total deductions, and net payable salary snapshot records.

C. Attendance & Overtime Records

• Daily Attendance: Present, Absent, Leave, or Holiday/Weekend status markings.
• Overtime Duration: Exact overtime hours and minutes worked per day, along with optional user notes.

D. Additional User-Entered Financial Records (Optional)

Users can optionally manage personal loans, factory advances, monthly installment repayments, daily expenses, and savings goals that they choose to enter for their personal budgeting.

E. User Support & Feedback Information

When you voluntarily submit feedback or report a bug through the in-app Support screen, the provided feedback text, problem description, general device hardware model, and installed app version are transmitted to assist our team in resolving the issue.

03 How We Use Your Information

Your data is processed strictly for the following legitimate purposes:

1. To compute accurate overtime earnings and deliver payroll summaries using your entered wage, attendance, and overtime details.
2. To reconcile attendance and leave days against monthly wage entitlements.
3. To generate clear digital payslips (PDF) for cross-referencing against official factory payments.
4. To authenticate your identity securely via SMS verification or Google Sign-In.
5. To sync your approved records to our secure cloud server when signed in, preventing data loss in the event of device damage, loss, or replacement.

04 Data Storage: Offline Use & Cloud Sync

OT Khata operates as an offline-first mobile application.

• Offline Use Without Internet: You can use OT Khata completely offline like a traditional paper notebook. When used in guest mode without creating an account, all of your records remain exclusively on your device.
• Cloud Sync When Signed In: When you sign in using your mobile number or Google account, your profile, wage settings, attendance, and overtime entries synchronize to our secure cloud server so your records can be restored whenever you switch devices.

05 Payslip Scanner & Camera Usage

OT Khata features a physical paper payslip scanner that allows users to photograph their factory pay paper or choose an image from their gallery to auto-fill wage figures.

• Purpose of Photos: When you scan a payslip, the image is used exclusively to recognize and extract the wage and overtime figures from the document.
• Processing & Privacy: When connected to the internet, the image is securely processed through our text recognition service solely to extract figures; the original image is never permanently stored, logged, or archived on OT Khata servers. When offline, recognition is performed directly on your device.
• User Control: Extracted numbers are presented on your screen in an editable form. Figures are only saved to your records after you personally review, edit, or confirm them. We never retain, monetize, or distribute photographs of your payslips.

06 Backup & Restore Mechanisms

OT Khata provides a user-controlled backup and restore feature to safeguard your records:

• Creating a Backup: You can create an offline backup file containing your complete OT Khata records at any time.
• Included Information: The backup file contains your worker profile, attendance history, overtime entries, and wage calculations.
• User Custody: The backup file is saved on your device and remains entirely under your personal control. It is never automatically uploaded to our servers.
• Transfer & Restoration: You can move or save the file to another device or your personal storage, and restore your full records on a new phone whenever needed.
• Security Advisory: Because the backup file contains your personal work and income details, you should keep it secure and avoid sharing it with untrusted parties.

07 Device Permissions

OT Khata requests only specific, purposeful operating system permissions:

• Camera: Used when you choose to photograph a paper payslip within the scanner (optional).
• Photos & Files: Used when selecting an existing payslip image from your gallery or saving generated payslips and backup files to your device.
• Notifications: Used to deliver daily shift-ending entry reminders when enabled (optional).
• Biometric Security: Used to protect app access using your device's fingerprint or face authentication (optional on supported phones). Biometric credentials are authenticated by your operating system and are never accessible to OT Khata.
• Internet Access: Used for account authentication and secure cloud backup synchronization.

08 Data Sharing & Third-Party Services

OT Khata does not sell users' personal or financial information and does not use such information for targeted advertising.

Information is processed or disclosed solely under the following limited conditions:

1. User-Directed Sharing: When you deliberately export, share, or transmit a payslip or backup file.
2. Essential Infrastructure Providers: With reputable cloud hosting and database infrastructure providers that operate under strict confidentiality agreements solely to maintain our service.
3. Mandatory Legal Compliance: In response to a verified court order or lawful request under the laws of Bangladesh.

09 Data Security Safeguards

We deploy appropriate technical and organizational safeguards to protect your personal and financial information:

• Secure Transit: Information transmitted between the app and our services is protected using secure, encrypted connections.
• Secure Local Storage: Login credentials and session tokens are stored within your operating system's secure credential storage.
• Account Isolation: On our servers, user accounts are strictly isolated to prevent unauthorized access.

10 Data Retention

We retain your information for as long as your account remains active or as necessary to provide the services you have requested. When you delete your account or request data deletion, all personal, financial, and attendance records on our cloud servers are permanently erased.

11 Account & Data Deletion Rights

In full compliance with Google Play User Data policies, users possess an uncompromised right to permanently delete their account and all corresponding server records at any time.

How to Delete Your Account In-App:

1. Open the OT Khata app.
2. Navigate to the "More / Settings" (আরো / সেটিংস) tab in the bottom menu.
3. Tap "Account & Cloud" (অ্যাকাউন্ট ও ক্লাউড) or "Security & Settings" (নিরাপত্তা ও সেটিংস).
4. Select "Delete Account & Data" (অ্যাকাউন্ট ও সকল তথ্য মুছুন) at the bottom.
5. Confirm the deletion prompt.

Web-Based Deletion Request:

If the application is uninstalled, you may request account deletion through our web portal or via email:

• Web portal: https://www.otkhata.com/delete-account
• Privacy email: privacy@otkhata.com (include your registered email address).

12 Children's Privacy

OT Khata is designed for adult industrial workers and members of the general workforce. It is not directed to children under 13 years of age, and we do not knowingly collect personal data from minors.

13 Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect operational, legal, or regulatory changes. Any updates will be posted on this page with an updated effective date. For significant updates, users will be notified via in-app notices.

14 Contact Us

For questions, privacy inquiries, or deletion requests, please contact our designated privacy team:

• Application Name: OT Khata (ওটি খাতা)
• Developer / Organization: OT Khata
• Official Website: https://www.otkhata.com
• Privacy Inquiries: privacy@otkhata.com
• Support Inquiries: support@otkhata.com